Thèses 2012 - livre blanc

Espace partagé et public pour préparer un livre blanc sur les thèses en France en 2012. L'idée est de recueillir des informations sur le dispositif public, les acteurs, les services, les chiffres, le cadre légal, le modèle économique, les questions ouvertes etc afin de pouvoir proposer un développement cohérent de l'ensemble.

Voir aussi l'onglet Discussion ci-dessus.

Introduction

Objectif et contenu du livre blanc

Vous avez dit "thèse" ?

Thèses : définition

Description succincte du concept d'une thèse, y compris la différence entre plusieurs types de thèses (A voir ce qui entre dans le cadre ici)

• Thèse de doctorat
• Thèse d'exercice de médecine, de pharmacie et d'odontologie

Thèses : les détails qui fâchent

Signaler les formes de documents s'écartant de l'idée commune de "thèse", notamment dans les disciplines comme Histoire de l'art, Archéologie, etc, sur la version papier (annexes photos argentiques, annexes vidéo, code, etc) et - surtout - numérique (pdf 3D, gif animés, exécutables, etc)

Historique

Quelques éléments pour comprendre l'évolution actuelle

Environnement institutionnel

Les acteurs du dispositif français

Cadre légal

Qu'on soit ENFIN au clair sur ce qui est possible, ou pas, légalement, ou pas... Comme par exemple "mise en ligne par défaut" i.e. sauf opposition formelle du docteur. Si un juriste pouvait faire une synthèse. Penser à la gestion des thèses données par le jury comme étant confidentielles.

Volumétrie

Rétrospectif ANRT

Ce que contiennent les réserves ANRT, sous forme microfiche et/ou fichiers numériques

Production annuelle thèses

Ce qui est soutenu tous les ans - poids informatique et nombre de thèses

Signalement

Le signalement de toute thèse de doctorat relève de la responsabilité de l'établissement de soutenance. En cas de co-tutelle au niveau national, c'est à l'établissement qui attribue le numéro national de thèse de prendre en charge le signalement.

• Signalement de la thèse en préparation dans STEP (Signalement des thèses en préparation), application web accessible sur authentification (en savoir plus)
• Pour les universités ayant choisi le dépôt sous format électronique : enrichissement du signalement, une fois la thèse soutenue, dans STAR (Dépôt national des thèses électroniques), application web accessible sur authentification (en savoir plus)
• Pour les universités ayant choisi le dépôt sous format papier : catalogage des notices bibliographiques dans le logiciel de catalogage WinIBW dont l'interface publique est le Sudoc (catalogue du Système Universitaire de DOCumentation), selon les règles de catalogage décrites dans le Guide méthodologique, outil normatif alimenté par l'Abes (Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur)
• STEP et STAR alimentent les catalogues nationaux Theses.fr et Sudoc, les autorités étant gérées grâce au référentiel IdRef

Diffusion

En ligne

Le cas des thèses (rétro)numérisées

Il s'agit des thèses déposées sous forme imprimée, mais numérisées ensuite pour être diffusées. (On dit parfois "rétro-numérisées", mais on n'est pas fier.)

On peut distinguer trois étapes dans un projet de numérisation/mise en ligne de thèses imprimées. Pour chacune de ces étapes une coordination entre les SCD, l'ABES et l'ANRT serait souhaitable.

Numérisation

Plusieurs universités ont engagé ou réalisé ce travail de numérisation. @Todo lesquelles ? quand ? chiffres ? (cf . enquête ABES)

Certaines universités ont sous-traité ce travail à l'ANRT. @Todo lesquelles ? quand ? chiffres ?

Certaines universités ont peut-être numérisé des thèses que l'ANRT possédait déjà sous forme numérique. @Todo vérifier

L'ANRT numérise-t-elle à partir des microfilm ou des thèses papiers systématiquement ? => Cas des thèses récentes ayant des figures en couleurs @Todo vérifier

Quid de la qualité de rendu de la numérisation sur microfilm ? Coût par thèse par rapport à numérisation destructive à partir du papier (hors question de la couleur) ? @Todo

Un chantier national de numérisation à partir des microfiches ANRT aurait sans doute plus d'efficacité en termes économiques et et en termes de qualité (exhaustivité, homogénéité du résultat). L'idéal serait que l'ANRT fournisse aux établissements de soutenance les fichiers PDF des thèses que ces établissements ont fourni à l'ANRT sous forme papier.

Autorisation de diffusion de la version numérisée

Les établissements ont grosso modo deux options à leur disposition :

• l'opt-out : une campagne de communication est lancée pour retrouver les anciens doctorants et obtenir leur accord pour la diffusion de la version numérisée. En cas d'accord la thèse est diffusée, en cas de refus elle est consultable en interne, en cas d'absence de réponse (cas de loin le plus fréquent) la thèse est diffusée par défaut sur le web et retirée si l'auteur en fait la demande. Cette option est clairement "borderline" avec le droit d'auteur mais elle permet de valoriser pleinement le travail de numérisation pour un risque juridique relativement faible (avis perso, manque réf !).
• le contrat sinon rien : seules les thèses pour lesquelles un contrat est signé avec l'auteur sont diffusées en open access. Les autres sont diffusées au sein de l'établissement (login/mdp par exemple) en appliquant rétroactivement le principe mis en place par l'arrêté de 2006. Cette solution est très gourmande en temps et en ressources humaines. Elle suppose également de mettre en place un dispositif rigoureux de prise de contact et de suivi.

Ces thèses numérisées ne peuvent être diffusées sans l'autorisation de l'auteur, qui à l'époque n'a autorisé que la diffusion de la microfiche ou de ses exemplaires imprimés. L'ANRT ne devrait pas prospecter ces auteurs : c'est aux universités de le faire, ayant la plus grande légitimité et les meilleures chances pour y parvenir. Ces universités devraient proposer à ces auteurs retrouvés  : en premier lieu une diffusion libre sur le web, en second lieu une édition imprimée ANRT.

Une campagne nationale de prospection des auteurs de thèse déposée sous forme imprimée aurait sans doute plus de chances de succès que des initiatives dispersées.

Le problème d'une absence de coordination quant à la prise de contact avec les anciens doctorants aboutit à une triple sollicitation :

• par les Editions Européennes, opérateur privé, qui propose systématiquement un contrat d'édition classique pouvant être non compatible avec une diffusion AO (à confirmer/vérifier)
• par l'ANRT qui propose un contrat de POD
• par les SCD qui proposent une diffusion en Open Access

Une coordination entre les deux acteurs publics semble indispensable.

Retour d'expérience de l'université Henri Poincaré :

• L'ensemble des thèses de doctorat 1990-2007 et d'exercice 2000-2010 ont été numérisées et les auteurs ont été contactés en vue de la signature du contrat. Pour le recueil des autorisations c'est l'option "contrat sinon rien" qui a été retenue par le CS.
• La recherche des coordonnées et l'envoi de mails et courrier pour les 2600 doctorants a duré 4 mois et a été assuré par environ 5 moniteurs étudiants pour une durée de 525 heures.
• Sur 2657 thèses de doctorat et autant de doctorants recherchés, 69 sont resté introuvables (!), 686 ont autorisé la mise en ligne (25%), 39 l'ont refusée et 1843 n'ont pas donné suite aux mails et courriers (69%).
• Pour les thèses d'exercice, l'existence des ordres (médecins, pharmaciens), facilite grandement la recherche.
• Sur 1862 thèses d'exercice de médecine, 946 contrats ont été signés (51%) pour 34 refus, 130 introuvables et 751 sans réponse (40%).

Mise en ligne / Diffusion

Deux options principales s'offrent aux établissements :

Option 1 : Signalement et diffusion depuis le catalogue uniquement (SUDOC + SIGB local)

• si la notice papier existe déjà dans le SUDOC : duplication pour en faire une notice électronique.
• sinon : catalogage intégral de la thèse numérisée dans le SUDOC.

Option 2 : Signalement et diffusion depuis une archive ouverte (outil local ou TEL) pour exposition OAI et indexation web

• si la notice papier existe dans le SUDOC : création d'une notice électronique, puis export de la notice et transformation en XML, et enfin import dans l'archive ouverte.
• sinon : catalogage intégral de la thèse numérisée dans le SUDOC, export, transformation, et import de la notice dans l'archive ouverte.

Quelle que soit l'option retenue, le signalement de la version numérisée dans le SUDOC est a priori une étape indispensable car c'est à partir du SUDOC (et non des archives ouvertes) que le portail theses.fr cherchera les informations concernant les thèses numérisées. En effet, plutôt que de prévoir des connecteurs multiples pour alimenter directement le portail theses.fr au détriment du Sudoc, l'ABES préfère que le Sudoc agrège différentes sources et alimente automatiquement le portail theses.fr. Ceci n'implique pas un catalogage à la main : le système du Sudoc est capable de moissonner en OAI-PMH (ce qui ne dit pas que tout est simple : des sources OAI-PMH hétérogènes peuvent demander trop de travail de configuration de l'import pour quelques centaines de ressources).

Faire

• Diffusion de la thèse par défaut en ligne et en AO ;
• Docteur doit faire action volontaire pour limiter diffusion ;
• Jury doit faire action volontaire pour limiter diffusion.

Impression à la demande

Faire

• En deuxième intention seulement ;
• Mise en avant prioritaire des versions électroniques sur les sites type theses.fr/ANRT etc ;
• Si POD par acteur public type ANRT, vente au prix de revient sans bénéfice autorisé.
• Imprimer l'URL pérenne dans l'édition imprimée, pour offrir au lecteur d'autres possibilités (accès à une édition électronique, mise en contact avec l'auteur et autres services de theses.fr ou des partenaires de theses.fr). Préférer l'URL à des outils comme les codes QR, techniques plus périssables.
• theses.fr signale les thèses disponibles dans le catalogue ANRT, sans lui accorder de monopole. @Todo à développer, à étudier d'un point de vue juridique
• Au moment de signer un contrat avec l'auteur, l'ANRT devrait proposer une diffusion en Open Access, soit immédiate, soit en différé (délai court et fixé d'avance). Ce serait un geste clair pour montrer la complémentarité entre diffusion imprimée et diffusion Web.

Microfiches

Faire

• Rétrospectif microfiches : mettre à dispo sur serveur informatique copies numériques des thèses microfichées (cela permettra de détruire les tonnes de microfiches qui polluent les SCD) ;
• Rétrospectif microfiches : Accès restreint sur IP établissement (puisque pas d'autorisation de diffusion ouverte, à priori) à ces copies numériques micro-fiches rétrospectif ;
• Cesser de diffuser le support micro-fiche dans SCD ;
• Créer/conserver seulement 3 copies micro-fiches de sécurité archivage pérenne, stockée dans 3 lieux physiques différents.

Hébergement

Diffusion

• TEL ;
• archives institutionnelles ;
• ABES ;
• Portails locaux - Divers établissements ont des portails locaux de diffusion et mettent en ligne leurs thèses depuis environ 2000. Certains souhaitent migrer vers un hébergement national (theses.fr, HAL) et attendent que les diffuseurs nationaux proposent une solution de migration et des vues locales susceptibles de remplacer les portails locaux.

Archivage pérenne

• CINES/PAC ;

Vagues idées en Vrac

• Mise en place plateforme de rédaction de la thèse en ligne directement (La poule et l'oeuf, Lodel ?)
• Mise à dispo thèse en epub ?
• Proposer au doctorant un formulaire normalisé lui permettant de donner autorisations de diffusions sur Tel, AO institutionnelle, ABES, sans qu'il ait besoin de faire trop de démarches.
• Mise à dispo sur Thèses.fr d'une feuille de style basique standard Word/OpenOffice/LaTex

Pour en savoir plus

• ABES : STAR

• Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat
• TEF : Recommandation AFNOR - Schéma de métadonnées pour les Thèses Électroniques Françaises
• Mennessier Anne-Laurence ; Daubernat Séverine ; Giloux Marianne ; Mauger Perez Isabelle, "Valorisation de la production académique - Collecte, conservation, diffusion", Bulletin des Bibliothèques de France, 2011, n°1 - http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2011-01-0026-006
• Bihan Solenn ; Cambier-Meerschman Perrine ; Granger Sabrina, "Nouveau dépôt des thèses, nouveau positionnement pour les bibliothèques ? - Les retours d'expérience des services communs de la documentation de Lille 2 et Valenciennes", Bulletin des Bibliothèques de France, 2011, n°1 - http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2011-01-0037-008

• ABES : Espace pour les doctorants
• Paillassard, P., Schöpfel, J., Stock, C., 2005. How to get a French doctoral thesis, especially when you aren't French. Publishing Research Quaterly 21 (1), 73-93. [1]
• Paillassard, P., Schöpfel, J., Stock, C., 2007. Dissemination and preservation of French print and electronic theses. The Grey Journal 3 (2), 77-93. [2]